1. Johdanto
Yksityisyytesi on meille tärkeää, ja tahdomme aina olla avoimia sen suhteen, miten käsittelemme henkilötietojasi, jotta sinusta olisi turvallista luovuttaa meille tietojasi. Tässä tietosuojakäytännössä on tietoa henkilötietojesi käsittelystä.
Tietosuojakäytäntöä voidaan päivittää. Löydät viimeisimmän version asiakasportaalistamme
2. Kuka vastaa henkilötiedoistasi
HBS Sweden AB, y-tunnus 556760-4409, (”HBS”, ”me”), vastaa meille luovuttamistasi henkilötiedoista.
Pyrimme aina läpinäkyvyyteen henkilötietojen käsittelyssä. Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä tämän tietosuojakäytännön luettuasi, ota yhteyttä!
Puhelin: 040-30 31 32
Sähköposti: info@hbsnordic.com
3. Sinulta kerättävät henkilötiedot
Voimme kerätä erilaisia henkilötietoja, kun rekisteröidyt asiakkaaksi, tilaat tuotteitamme, käytät palveluitamme (myös mahdollisten mobiilisovellusten kautta), otat yhteyttä asiakaspalveluumme, osallistut tapahtumiimme, kursseillemme tai työpajoihimme tai kun olet muuten meihin yhteydessä.
Esimerkkejä sinusta näissä yhteyksissä keräämistä henkilötiedoista ovat:
- Nimi
- Yhteystiedot sinulta sekä tarvittaessa työntekijöiltäsi, kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero
- Henkilötunnus tai y-tunnus, jos sinulla on oma yritys tai jos varaat lentolippuja järjestämällemme matkalle
- Tiedot ostoksista
- Asiointiin liittyvä viestintä (esimerkiksi henkilötiedot, jotka luovutat yhteystietojen kanssa asiakaspalveluun)
4. Muista lähteistä kerättävät henkilötiedot
Itse meille luovuttamiesi tietojen, palveluidemme käytöstä keräämiemme tai ostostesi perusteella keräämiemme tietojen lisäksi voimme kerätä henkilötietoja myös muista lähteistä. Olemme mukana sosiaalisessa mediassa, Instagramissa ja Facebookissa. Siellä voit viestiä kanssamme kommentti- ja viestitoimintojen avulla. Voit myös merkitä julkaisuihin joitain tuotemerkkejämme tai käyttää hashtageja. Jos merkitset meidät tai jonkun tavaramerkkimme julkaisuun tai jaat tietoa profiilissamme, hyväksyt, että kuvat tietoineen näytetään meidän profiilissamme kyseisessä mediassa käytettävällä tavalla. Jos media ei anna sinun itse poistaa tietoja, mutta me voimme sen tehdä, poistamme tiedot puolestasi. Jos lähetät meille viestin sosiaalisessa mediassa, vastaamme siihen ja tallennamme sen kyseiseen sosiaaliseen mediaan. Emme käytä meille luovuttamiasi henkilötietoja (esimerkiksi käyttäjänimi, kuvat tai viestien tiedot) muissa järjestelmissä tai kanavissa kuin kyseisessä mediassa.
5. Miksi käytämme henkilötietoja ja kuinka kauan niitä säilytetään
Tarkoitus ja laillinen perusta
Sinusta keräämiämme henkilötietoja käytetään eri tarkoituksiin. Tässä kappaleessa kerromme, miksi käytämme henkilötietojasi, annamme esimerkkejä käsittelystä tarkoituksen täyttämiseksi sekä laillisista perusteista tietojen käsittelylle.
| Syy sille, miksi käsittelemme henkilötietojasi: | Esimerkki siitä, miten käsittelemme henkilötietojasi tarkoituksen täyttämiseksi: | Laillinen peruste henkilötietojen käsittelylle: |
|---|---|---|
| Voidaksemme käsitellä tilaustasi | Toimitamme tuotteen tai palvelun, ja keskustelemme kanssasi toimituksesta. Keskustelemme kanssasi ostostasi koskevasta reklamaatio- tai takuuasiasta ja käsittelemme asiaa hallinnollisesti. | Kanssasi tekemämme ostosopimus |
| Voidaksemme markkinoida itseämme, tuotteitamme ja palveluitamme | Lähetämme uutiskirjeitä, tiedotteita ja markkinointimateriaalia sähköpostilla ja kirjepostilla. Lähetämme kutsuja kursseille, työpajoihin ja tapahtumiin. | Oikeutettu etumme markkinoida yritystämme ja tuotteitamme sekä palveluitamme. Voit aina peruuttaa uutiskirjeen tilaamisen. |
| Voidaksemme toteuttaa kursseja, työpajoja, tapahtumia, matkoja ja mahdollisia kilpailuita ja hallinnoida niihin osallistumista. | Viestimme kanssasi ja (ilmoittamiesi) työntekijöidesi kanssa ennen kurssia, työpajaa, tapahtumaa tai matkaa sekä niiden jälkeen. Näissä tapauksissa voimme lähettää vahvistusviestin ilmoittautumisesta, tarvittavaa tietoa tapahtumasta, kysymyksiä tai arviointeja. Viestimme sinulle liittyen osallistumiseesi mahdollisiin kilpailuihin, jos se on tarpeellista kilpailun toteuttamiseksi. Valitsemme voittajan ja jaamme kilpailun palkinnot. | Oikeutettu etumme toteuttaa ja hallinnoida kursseja, tapahtumia, kilpailuita ja matkoja. |
| Voidaksemme hallinnoida asiakaspalveluasioita | Viestimme kanssasi ja vastaamme meille lähettämiisi kysymyksiin puhelimitse tai digitaalisten kanavien välityksellä. Selvitämme valitus- ja tukiasiat. Tukiasia voi koskea esimerkiksi verkkotilausjärjestelmän teknistä tukea. | Oikeutettu etumme ja sinun oikeutettu etusi voida hallinnoida asiakaspalveluasioitasi. |
| Voidaksemme täyttää oikeudellisten velvollisuuksiemme vaatimukset | Meidän voi olla pakko käsitellä henkilötietojasi oikeudellisten velvollisuuksiemme täyttämiseksi lakien, tuomarien tai viranomaispäätösten vaatimusten mukaan. Vaatimukset voivat koskea tuotevastuutamme tai tuotteidemme turvallisuutta. Näissä tapauksissa meidän voi olla tarpeen käyttää yleistä viestintää ja tietoja tai yksityiskohtaisia tietojasi tuotehälytysten ja takaisinvetojen tapauksissa. Vaatimukset voivat koskea myös velvollisuuksiamme kirjanpito- tai rahanpesulakien osalta. | Täyttääksemme oikeudellisten velvollisuuksiemme vaatimukset. |
| Määritelläksemme, puolustaaksemme tai toteuttaaksemme oikeudelliset velvoitteemme | Meidän voi olla tarpeen käsitellä kiistoja esimerkiksi ostoista ja toimitetuista tuotteista, petoksista jne. | Oikeutettu etumme voida käsitellä mahdollisia kiistoja. |
| Voidaksemme arvioida, kehittää ja parantaa palveluitamme, tuotteitamme ja järjestelmiämme | • Annamme sinulle mahdollisuuden vaikuttaa palveluihimme ja tarjouksiimme esimerkiksi asiakas- ja markkinatutkimuksien kautta. • Pyrimme kehittämään yritystämme tekemällä arviointeja, tehostamalla toimintaa ja suunnittelemalla ostoja, varastonhallintaa ja toimituksia tai kehittelemällä tuotevalikoimaa. • Pyrimme kehittämään ITjärjestelmäämme voidaksemme parantaa turvallisuutta sekä yrityksen että vierailijoiden/asiakkaiden osalta. |
Oikeutettu etumme voida arvioida, kehittää ja parantaa palveluitamme, tuotteitamme ja järjestelmiämme, jotta voisimme parantaa toimintaa, kustannustehokkuutta ja turvallisuutta. Lisäksi tahdomme tehdä palveluidemme, tuotteidemme ja järjestelmiemme käytöstä sinulle helpompaa. |
| Voidaksemme estää palvelun väärinkäyttöä tai estää, ennaltaehkäistä ja selvittää rikkeitä yritystä vastaan. | • Selvitämme ja estämme petoksia tai muita lakirikkomuksia. • Käytämme roskapostin, häirinnän, luvattoman kirjautumisen ja muiden käyttöehdoissamme kiellettyjen toimintojen estoja. • Käytämme IT-ympäristömme suojaus- ja parannustoimia hyökkäyksiä ja tunkeutumista vastaan. |
Oikeutettu etumme ja sinun oikeutettu etusi voida myydä/käyttää turvallisia tuotteita ja selvittää epäillyt rikkeet. |
Säilytys
Yleisesti ottaen säilytämme tietojasi niin kauan, kuin on tarpeen sitä tarkoitusta varten, johon tiedot on kerätty. Tietoja voidaan säilyttää myös lain vaatiman ajan. Meille on tärkeää, että tiedät, kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi.
Jos et erityisesti pyydä muuta, säilytämme tietojasi asiakasrekisterissämme kolmen vuoden ajan viimeisen oston jälkeen Laskuja säilytetään järjestelmässämme asianmukaisen kirjanpitolain mukaisesti.
6. Miten luovutamme tietojasi muille yrityksille
Joskus meidän on tarpeen luovuttaa tietojasi muille yrityksille. Näin voi olla, kun käytämme toisen yrityksen palveluita toimituksissa, maksuratkaisuissa, IT-järjestelmissä tai henkilötietojen säilytyksessä (pilvipalvelut). Nämä yritykset edustavat meitä henkilötietojen osalta ja saavat käsitellä henkilötietojasi vain ohjeidemme mukaan.
7. Siirrot kolmansiin maihin
Käsittelemme henkilötietojasi vain EU:n/ETA:n alueella. Henkilötietojasi ei siirretä EU:n/ETA:n ulkopuolisiin maihin tai käsitellä siellä ilman että sinulle ilmoitetaan siirron laillisuudesta ja turvallisuudesta.
8. Oikeutesi
Oikeus saada pääsy tietoihin
Pyrimme olemaan avoimia siitä, miten käsittelemme henkilötietojasi. Jos tahdot nähdä, mitä sinua koskevia tietoja käsittelemme, sinulla on oikeus pyytää pääsyä omiin tietoihisi. Jos saamme sinulta pyynnön, kysymme sinulta lisätietoja varmistaaksemme, että luovutamme tiedot oikealle henkilölle.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Eikö meillä ole ajantasaisia tietojasi tai käsittelemmekö virheellisiä tietoja sinusta? Voit pyytää, että henkilötietosi oikaistaan.
Oikeus tietojen poistamiseen käytön rajoittamiseen
Sinulla on oikeus pyytää tietojen poistamista tai niiden käytön rajoittamista, jos koet esimerkiksi, että henkilötietojasi käytetään voimassa olevan lainsäädännön vastaisesti.
Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
Sinulla on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä (esimerkiksi oikeutettuihin etuihimme pohjautuvaa käsittelyä). Henkilötietojasi ei saa käyttää suoramarkkinointiin, jos vastustat sitä. Jos vastustat suoramarkkinointia, lopetamme kaikkien viestien lähettämisen sinulle.
Oikeus peruuttaa suostumus
Oletko antanut suostumuksesi johonkin toimintoomme? Sinä tapauksessa sinulla on oikeus koska tahansa peruuttaa suostumuksesi. Kun peruutat suostumuksesi, emme kerää uusia tietoja sinusta siihen tarkoitukseen, jota suostumus koski, mutta meillä on edelleen oikeus käsitellä ennen suostumuksen peruuttamista keräämiämme tietoja. Jos laki ei vaadi tietojen säilyttämistä, poistamme ne.
Oikeus tietojen siirtämiseen
Voit pyytää, että kanssasi tekemämme sopimuksen [tai antamasi suostumuksen] pohjalta käsittelemämme tiedot siirretään toiseen henkilötietojärjestelmään (nk. tietojen sovittaminen).
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Jos mielestäsi käsittelemme henkilötietojasi virheellisesti, sinulla on myös oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaisille.
Kuinka käytän oikeuksiani?
Jos tahdot käyttää jotain oikeuttasi, ole hyvä ja ota meihin yhteyttä. Tavoitat meidät osoitteesta info@hbsnordic.com
